Instalacja Adobe w Bauerze

Wydawnictwo Bauer wdrożyło we wszystkich swoich redakcjach system do składu i redakcji projektowania publikacji firmy Adobe System Inc. Obejmuje on program do składu Adobe InDesign i edytor tekstowy InCopy. Wdrożenie miało miejsce w warszawskich redakcjach spółki, bo te mieszczące się we Wrocławiu korzystały z programów Adobe już wcześniej. Cała operacja trwała 19 miesięcy i wymagała przeszkolenia ok. 400 pracowników, w tym grafików oraz dziennikarzy. Wcześniej warszawskie tytuły Bauera były składane przy użyciu programu Quark Express. O szczegółach instalacji i wdrożenia opowiada Wiesław Gęściak z Działu Produkcji Wydawnictwa Bauer.

PRINT&PUBLISHING: Instalacja przebiegła bezproblemowo. Jednakże było to przedsięwzięcie na dużą skalę. Jakie wnioski na przyszłość płyną dla wydawnictwa Bauer/dla Adobe z doświadczeń zdobytych w jej trakcie?

Wiesław Gęściak: Na szczęście zaczęliśmy z pewnym marginesem czasowym i od pierwszego dnia mieliśmy przygotowany dokładny plan szkoleń oraz samego wdrożenia. Oczywiście, część z tych planów została zweryfikowana przez życie i przypadki, które trudno przewidzieć, ale fakt posiadania oddzielnej pracowni do szkoleń, wynajęcie firmy szkoleniowej, wcześniejsze ustalanie terminów oraz zakresu wdrożenia pozwoliły nam przejść przez cały proces praktycznie bez potknięć. Dziś wiemy, żwiemy, ze mogliśmy całość wdrożenia przeprowadzić szybciej, ale – z drugiej strony – lepiej mieć zapas czasu niż przekroczyć deadline... 

P&P: Wydawnictwo Bauer liczy 2 tys. pracowników. Jak przyjęli oni informację o planowanym ujednoliceniu narzędzi? A może zmiany inspirowane były właśnie przez nich?

W.G.: Każda redakcja to praktycznie samodzielny organizm, w związku z tym ujednolicenie miało znaczenie dla działu Repro oraz IT. Pojedyncze tytuły przechodziły na starsze wersje InDesign już wcześniej, więc nastawienie przyszłych użytkowników było dobre. Oczywiście, cały czas pamiętaliśmy o konieczności przyzwyczajenia się użytkowników do nowych narzędzi. To była nie tylko nasza największa obawa, ale również pracowników redakcji. Na szczęście po raz kolejny okazało, że „nie taki diabeł straszny ...”.

P&P: Czy ujednolicenie oprogramowania wydawniczego wiązało się z jakimiś dodatkowymi inwestycjami i zmianami organizacyjnymi? (personalnymi, sprzętowymi, itp.).

W.G.: Wymiana oprogramowania zbiegła się w czasie z wymianą komputerów. Wcześniej były to w większości jeszcze starsze typy komputerów Macintosh. W tej chwili pracownicy dysponują nowoczesnymi i szybkimi maszynami tej samej firmy. Natomiast jeśli chodzi o zmiany organizacyjne, to uległa ujednoliceniu struktura danych przechowywanych na serwerach. Dzięki wdrożeniu aplikacji firmy Adobe, mogliśmy uporządkować i usystematyzować obieg dokumentów. To zaś daje nam możliwość przyszłościowego myślenia o systemie, który będzie spinał prace wszystkich redakcji. Być może nie tylko wydań papierowych, ale też elektronicznych, o czym poważnie myślimy.

P&P: Czy w wyniku wdrożenia całego projektu, obok oczywistych zmian w systemie organizacji pracy zaobserwowano inne, zauważalne oszczędności i korzyści? (np. oszczędność czasu).

W.G.: Oszczędność czasu jest największą korzyścią z punktu widzenia redakcji i całego wydawnictwa. Dzięki równoległemu użyciu programów InDesign i InCopy, skróciliśmy czas potrzebny na prace nad poszczególnymi kolumnami. Zauważyliśmy też spadek błędów wynikających z dublowania się dokumentów, konieczności czekania na właściwą wersję pliku, itd. Z punktu widzenia IT olbrzymią zaletą jest jednolity system pracy, który skraca czas skutecznej reakcji pracowników działu oraz pozwala na przygotowanie optymalnych programów wsparcia dla użytkowników. Oczywiście, nie bez znaczenia są oszczędności finansowe. Szczególnie aktualnie. Mając całe pakiety oprogramowania od jednego producenta, nie musimy kupować programów dublujących funkcjonalność aplikacji Adobe. De facto, daje nam to wymierne oszczędności finansowe nie tylko na etapie pierwszych zakupów, ale również upgrade’u oprogramowania. Dzięki ujednoliceniu oprogramowania w całym Wydawnictwie łatwiejsze jest przekazywanie sobie materiałów czy treści ukazujących się w więcej niż jednym tytule. Z punktu widzenia pracowników, dużym plusem jest możliwość współpracy z innymi redakcjami, co ważne chociażby podczas urlopów. 

P&P: Jak wprowadzone zmiany zostały odebrane przez drukarzy? (np. używanie formatu PDF, umożliwiające podmianę stron praktycznie „w ostatniej chwili”).

W. G.: Ani z technicznego, ani z praktycznego punktu widzenia, drukarnie nie odczuły zmiany. PDF jest formatem plików, którym posługujemy się wewnętrznie. Dla nas to olbrzymie ułatwienie, ale specyfika procesów poligraficznych skłania nas do używania innego formatu dla materiałów wysyłanych do drukarń.