Jak kontrolować zużycie papieru w biurze?. Papier wciąga.

Biorąc pod uwagę fakt, że biura na całym świecie od lat działają w oparciu o komputery, Internet i sieciowe narzędzia komunikacji, takie jak e-mail, rosną także oczekiwania w stosunku do popularyzacji idei „biura bez papieru”. Wygląda jednak na to, że przywiązanie do drukowanych dokumentów jest na tyle silne, że kreatywna zmiana będzie wymagała zaangażowania rozwiązań technologicznych.

Potwierdzeniem tego są najnowsze badania*, według których 4 na 5 europejskich firm nie podejmuje żadnych działań w kierunku ograniczenia liczby drukowanych stron i zużytych tonerów przez ich środowiska biurowe. Badaniu poddani zostali pracownicy ponad 4500 firm z sektora prywatnego i publicznego zlokalizowanych w ośmiu europejskich krajach. Okazuje się, że 83 proc. z nich nie stosuje żadnych narzędzi kontroli druku. Według informacji zawartych w raporcie InfoTrends tylko w roku 2008, 779 miliardów kartek papieru zostało zużytych przez zachodnioeuropejskie firmy i gospodarstwa domowe. Jest to ilość, która wystarczyłaby do pokrycia powierzchni pięciokrotnie większej od stadionu Wembley.

Wyniki badań wykazały, że jedynie 11 proc. organizacji wdrożyło w swoich środowiskach biurowych rozwiązanie oparte o hasło PIN, pozwalające na monitoring liczby drukowanych stron przez poszczególne działy i ich pracowników. Odsetek ten jest jeszcze mniejszy (5 proc.), jeśli weźmie się pod uwagę funkcję druku podążającego – odbiór wydruku po przeciągnięciu karty identyfikacyjnej przez panel urządzenia. Badanie dowiodło, że najbardziej skłonne do kontroli druku są firmy włoskie – 26 proc. wdrożyło system kart dostępowych. Najgorzej spośród wszystkich krajów wypadła Szwecja, gdzie jedynie 1 na 10 firm zdecydowała się na tego typu rozwiązania.

Przywiązanie do papieru wśród pracowników także okazuje się być wysokie. We wszystkich grupach wiekowych poddanych badaniu, ponad 69 proc. pracowników przyznało, że woli czytać dokumenty na papierze niż na ekranie monitora. Co ciekawe, to nie starsze osoby są przywiązane do wydruków. Wręcz przeciwnie: 73 proc. osób poniżej 35. roku życia przyznało, że łatwiej czyta im się dokumenty w wersji drukowanej.

Rzeczpospolita papierowa

Jak ma się sytuacja w Polsce? Według badań, każdego roku pracownicy i użytkownicy domowi 23 razy wypełniają wykonanymi wydrukami salę widowiskową katowickiego Spodka. Ponad 83 proc. polskich przedsiębiorstw nie wprowadza podstawowych rozwiązań redukujących liczbę odpadów związanych z drukiem. Taki wynik plasuje Polskę w europejskiej średniej**. Zaledwie jedna na dziesięć firm w Polsce wprowadziła kontrolę kosztów druku poprzez kody PIN. 6 proc. przedsiębiorstw autoryzuje wydruki, stosując system kart zbliżeniowych. Badania pokazały, że we wszystkich grupach wiekowych czterech na pięciu pracowników woli czytać wydrukowane dokumenty, niż przeglądać je na monitorze komputera. Jest to najwyższy odsetek w Europie***. 87 proc. osób w wieku poniżej 35. roku życia preferuje pracę z wydrukami. Ten wskaźnik dla respondentów w wieku 35 lat i więcej wyniósł 83 proc.

Obniżenie kosztów operacyjnych przeznaczanych na firmowy druk i zmniejszenie wpływu na środowisko naturalne można osiągnąć poprzez ograniczenie do minimum liczby marnowanych tonerów i papieru. W tym celu firmy mogą wdrożyć proste rozwiązania, które ułatwią działom IT monitorowanie liczby drukowanych dokumentów przez całe departamenty

i pojedynczych pracowników, a także umożliwią identyfikację tych obszarów działalności, w ramach których możliwe są oszczędności. Rozbudowane funkcje raportowania ułatwiają tworzenie analiz dopasowanych do wymogów użytkownika i zawierających dane na temat liczby generowanych wydruków w podziale na urządzenia, użytkowników, grupy robocze i departamenty. Wiele z nich pozwala także na predefiniowanie i zabezpieczanie hasłem dostępnych funkcji, takich jak na przykład druk w kolorze. Z kolei działające w oparciu o system haseł PIN rozwiązania, pomagają zredukować liczbę porzuconych na tacach odbiorczych dokumentów. Druk jest możliwy dopiero po wprowadzeniu indywidualnego hasła na ekranie dotykowym urządzenia.

*** Czy łatwiej jest Panu/Pani czytać dokumenty wydrukowane, czy na ekranie monitora?