Unieszkodliwić drukarkę. Ekologia w druku cyfrowym.

Organizując przetarg na urządzenia biurowe, coraz więcej firm uwzględnia w specyfikacji zamówienia aspekt ekologiczny. Ważny jest niski pobór energii i funkcje, które pozwalają ograniczyć zużycie papieru czy tonera. To wyraźny znak, że przedsiębiorcy decydują się na rozwiązania, które nie tylko są mniej szkodliwe dla środowiska, ale przynoszą również realne oszczędności.

© Fotolia

Według badań przeprowadzonych przez Ipsos na 5676 pracownikach firm w trzynastu krajach Europy, niemal wszyscy są zaniepokojeni negatywnym wpływem marnotrawstwa papieru na finanse firmy i środowisko naturalne. „Najczęściej niegospodarne zużycie papieru wiąże się albo z nieuwagą pracowników, albo z niewłaściwym wykorzystywaniem urządzeń” – mówi Mateusz Macierzyński, software product manager w Konica Minolta Business Solutions Polska. – „Bardzo często jest tak, że chcąc wydrukować jedną stronę dokumentu, w pośpiechu nie selekcjonujemy stron. Inną dość powszechną praktyką jest drukowanie na urządzeniach firmowych prywatnych dokumentów – podręczników językowych, książek czy materiałów na kursy dla dzieci”.

Jednym ze sposobów ograniczenia drukowania jest odpowiednie oprogramowanie na firmowych drukarkach. Przykładem pakietu do kompleksowej administracji kosztami i ilością wydruków jest PageScope Enterprise Suite, zwany popularnie PSESem. Instalowany na urządzeniach Konica Minolta pozwala nie tylko na kontrolowanie przez administratora liczby wydruków konkretnego pracownika, ale również na ograniczanie uprawnień konkretnym osobom co do ilości czy koloru drukowanych dokumentów. Oprogramowanie umożliwia też zablokowanie procesu drukowania do czasu aktywacji poprzez wpisanie hasła lub „odbicie kartą” na urządzeniu. Takie rozwiązanie eliminuje niepotrzebne wydruki, ponieważ pracownik po autoryzacji widzi wszystkie pliki czekające w kolejce na druk i może usunąć te niepotrzebne.

Według tego samego badania Ipsos, o marnotrawstwo papieru obwiniamy częściej kolegów niż siebie, upatrując w nich źródła braku oszczędności i bezmyślności w eksploatacji maszyn. Według badanych, ograniczenie obiegu dokumentów drukowanych w firmach nie zmniejsza wcale efektywności firmy i produktywności pracowników – aż 62 proc. z nich stwierdziło, że ograniczenie drukowania o 30 proc. nie wpłynie na jakość ich pracy. Dlaczego jednak ciągle te zasady nie są realizowane? „Mamy za niską świadomość możliwości elektronicznej archiwizacji i obiegu dokumentów albo nie mamy odpowiedniego sprzętu, który to zapewnia” – kontynuuje Mateusz Macierzyński. – „Jednym z takich rozwiązań jest urządzenie wielofunkcyjne bizhub R, które dzięki zintegrowanemu oprogramowaniu do rozpoznawania znaków OCR jest w stanie przetworzyć dokument drukowany na otwarty plik programu Word, Excel lub PDF”.

Fakt, że firmy podchodzą wciąż jeszcze z nieufnością do zmian i oszczędności na procesach druku, wynika z niskiej świadomości osób decyzyjnych oraz pracowników. Dlatego kluczową sprawą stojącą przed producentami takich rozwiązań jest edukacja i budowanie odpowiedniej polityki wizerunkowej wokół tych problemów. Aż 54 proc. badanych twierdzi bowiem, że druk i jego koszt nie są kwestią ważną, a 33 proc. nie ma uwag do obecnej polityki drukowania. Druga strona medalu to firmy, które już wdrożyły zmiany w procesach druku. Aż 64 proc. pracowników uważa je za korzystne dla efektywności ich pracy. Co więc mogą zrobić sami pracownicy, w których firmach nie wdrożono jeszcze odgórnych rozwiązań ekologicznych? „Powinni oni zwracać większą uwagę na zasadność druku i jakość pracy” – radzi Katarzyna Dmoch, kierownik produktu ds. drukarek w Konica Minolta Business Solutions Polska. – „Należy pozbyć się nawyku drukowania wszelkich dokumentów – e-maili, prezentacji, umów. Nie należy też wyrzucać częściowo zadrukowanych kartek – można je przecież wykorzystać do druku na odwrocie. Nie drukujmy też całych dokumentów, jeśli potrzebujemy tylko kilku stron całości. I ważna sprawa – sprawdzajmy poprawność dokumentów i ich układ zanim niepotrzebnie wydrukujemy coś, co i tak trzeba będzie poprawić i wydrukować ponownie”. Również osoby decyzyjne mogą zadbać o ekologię w firmach. „Jedną z możliwości jest wymuszanie pracy urządzeń w trybie oszczędności energii – nawet do 60 proc.” – tłumaczy Katarzyna Dmoch. Innym wyjściem jest ustawianie automatycznego timera z czasem włączania i samoczynnego wyłączenia w godzinach pracy biura. Kolejne opcje to skanowanie i przesyłanie dokumentów do wielu osób, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zamiast papierowego oraz elektroniczne przesyłanie faksów. Na rynku pojawiła się ostatnio zaawansowana usługa, która za pomocą konsultingu z zewnątrz pomaga ciąć wydatki na druk. Jest to Optimized Print Services, która służy całościowemu przemodelowaniu procesu druku tak, by był on nie tylko bardziej funkcjonalny, ale i do 30 proc. tańszy w skali roku. Obejmuje ona kompleksowo wszystkie usługi, począwszy od audytu dotychczasowych wydatków, poprzez konsulting i propozycje zmian oraz usprawnienia floty, skończywszy na wdrożeniu nowych rozwiązań i okresowych audytów kontrolujących koszty.

Moda na ekologię nie zawsze jest tylko marketingowym trendem. Często, również w przypadku druku, usprawnienia w konstrukcji maszyn i podporządkowanie ich użytkowania określonym regułom, może przełożyć się na rzeczywiste zmniejszenie szkodliwości dla środowiska. A jeśli nie dla wszystkich jest to przekonujący argument, warto pamiętać o tym, że w druku ekologia idzie w parze z ekonomią i na „zielonych” rozwiązaniach można zwyczajnie zaoszczędzić.