Przygoda z PitStop Professional. Pracuj sprytniej, a nie więcej.

Każdego dnia media przypominają, że żyjemy w trudnych czasach. Sektor finansowy zbankrutował, spółki samochodowe potrzebują gigantycznych pożyczek od administracji państwowej, a ilość miejsc pracy spada. Dla zawodowych wydawców, którzy odczuwają już od pewnego czasu zmniejszające się zyski, to spowolnienie jest nawet gorsze. Powinniśmy zatem pracować ciężej, żeby przetrwać? Czy dzięki temu uda się zmienić firmę wydawniczą w dobrze prosperujący biznes?

David van Driessche

To oczywiste, że konkretni ludzie nastawieni na to by dać z siebie jeszcze więcej dla firmy, są jej mocną stroną. Problem w tym, że może to nie wystarczyć. Po pierwsze, zyski wydawców zaczęły pomniejszać się już lata temu i ich pracownicy już pracują ciężej niż przed dwoma, trzema laty. Po drugie, przyrost wyników, jakiego można oczekiwać przy wytężonym wysiłku jest ograniczony – ludzie mogą pracować o 10% dłużej i ciężej, ale nie dwa razy tyle, ile dotąd.

Krok wstecz

Podczas jednej z podróży, odwiedziłem naszych klientów w USA. Te wizyty są zazwyczaj wiecle pouczające, gdyż jako sprzedawcy oprogramowania mamy własne wyobrażenie o sposobie, w jaki powinno się z niego korzystać. Jednak użytkownicy bywają bardziej kreatywni.

Jeden przypadek dobrze ilustruje ograniczenia „cięższej pracy”. Usiadłem w małym dziale prepress drukarni wydawniczej i obserwowałem operatorów obsługujących przychodzące strony czasopism, które trzeba było natychmiast drukować. Powiedzieli mi, że tak jest cały czas, codziennie. Odstęp pomiędzy wejściem pliku na FTP a wykonaniem płyty to mniej niż godzina.

Nigdy nie widziałem kogoś pracującego z PitStop Professional, sprawdzającego i edytującego pliki tak szybko. Otwierali każdy PDF, weryfikowali w Adobe Acrobat korzystając z PitStop Professional, rozwiązywali pojawiające się problemy przy pomocy rozmaitych narzędzi do edycji, zapisywali pliki i nadawali nowe nazwy w niesamowitym tempie. Zdumiało mnie nawet bardziej to, że mogli zaoszczędzić tyle czasu na odpoczynek i myślenie o swoim workflow.

Wszyscy mamy tendencję do myślenia, że zwiększona efektywność oznacza większą pracę wykonaną w krótszym czasie. Ale często można osiągnąć ją zmieniając sposób, w jaki wykonujemy zadania. Niestety, pracując dzień w dzień pod presją deadline’ów, myślenie kreatywne i poznawanie nowych sposobów działania, odsuwamy na daleki plan. To w zasadzie ostatnia rzecz, o której myślisz – luksus, na jaki pozwolisz sobie, jeśli znajdziesz trochę czasu.

Wiedza to pieniądz

Każdy z operatorów prepress w opisywanej drukarni oszczędza przynajmniej pół godziny dziennie, nie myśląc nawet o rozwiązaniach mogących zautomatyzować ich workflow. Używają teraz PitStop Professional aby szybko odnaleźć ukryte obiekty i dokonać preflightu przez jedno klikniecie. Wcześniej, jak wyznał szef działu, mieli: „zbyt wiele pracy by uczyć się czegoś nowego”.

Tymczasem, aby uzyskać oszczędność czasu, nie potrzebne były żadne nowe inwestycje czy oprogramowanie. Wystarczyło szybkie szkolenie, jak optymalizować wykorzystanie posiadanych już narzędzi. Badania nad efektywnością wydawnictw i drukarń przywodzą wciąż do tych samych wniosków – firmy inwestujące w szkolenia, działają lepiej, z większym zyskiem.

Standaryzuj i automatyzuj

Dobrze jest poznać posiadane już narzędzia, ale jeszcze lepiej, przyjrzeć się całemu procesowi funkcjonowania firmy. Czy małe zmiany, albo inwestycje w nowe narzędzia mogą przynieść radykalne korzyści? Postęp w oprogramowaniu dla profesjonalnych wydawców, jaki nastąpił przez kilka ostatnich lat, jest wręcz oszałamiający.

Czy inwestycje w nowe narzędzia są dla współczesnego rynku nieosiągalne? Wiele z nich jest po prawdzie niedrogich. Na przykład, jeśli drukarnia, którą odwiedziłem kupiła system za 1 tys. USD, może obecnie zautomatyzować odbiór plików PDF, archiwizowanie i zmianę nazw. Automatyczny system do preflightu kosztuje ok. 3 tys. USD, a eliminuje potrzebę otwierania każdego pliku PDF w Acrobacie i przegląd manualny. Porównując te niewielkie nakłady z oszczędnością czasu oraz ochroną przed błędami, jakie dają, widać, że zwrot z inwestycji uzyskuje się już po kilku miesiącach. A te narzędzia, to tylko wierzchołek góry lodowej. Inne, bardziej zaawansowane, mogą automatycznie analizować obrazy i korygować je, albo standaryzować kolory w plikach PDF, redukując drastycznie zużycie farb. I znów inwestycje te znajdują odzwierciedlenie we wzroście efektywności i oszczędnościach kosztowych.

Krok po kroku

Drukarze nie zamierzają podejmować wielkich inwestycji w ciężkich czasach, ale dostępne narzędzia ich nie potrzebują. Niewielkie inwestycje z kolei, pozwalają na zwrot w ciągu kilku miesięcy. Kiedy jedna się spłaci, kolejnej można dokonać tam, gdzie wywrze największy, pożądany skutek. W ten sposób unika się nie tylko nagłego, dużego wydatku, ale także stopniowo zmienia tryb pracy, nie powodując zakłóceń w całym workflow. Zmiany są mniejsze, a więc i opór przed nimi będzie mniejszy. Ponadto, kiedy już okaże się, że nowe narzędzia pomagają operatorom, będą oni bardziej skłonni znaleźć inne obszary, które można by usprawnić.

Bądź sprytniejszy

Firmy sprytne w kwestii właściwej strukturyzacji swojego biznesu, przetrwają trudne czasy i rozkwitną, gdy sytuacja gospodarcza się odwróci. Najważniejsze to mieć stałe rozeznanie pośród dostępnych narzędzi, pozwalających działać w sposób bardziej zestandaryzowany i efektywny. Przeglądaj Internet, uczestnicz w webinariach, seminariach i forach. Ucz się. Cięższa praca pozwoli twojej firmie tylko przetrwać odrobinę dłużej, natomiast sprytna praca otworzy ci przyszłość.

PitStop Pro 09 i PitStop Server 09

Firma Enfocus zapowiedziała wprowadzenie na rynek nowych wersji swych programów do edycji, kontroli i zatwierdzania plików PDF. PitStop Pro 09, ściśle współpracując z Adobe Acrobatem, obsługuje, m.in. wstawianie szablonów ze znakami spadu i cięcia, nanoszenie marek. Zoptymalizowano w nim także interfejs użytkownika, który można teraz bardziej zindywidualizować. Przeprojektowano silnik programu, aby sprawniej obsługiwał rozbudowane dokumenty PDF za pomocą modułu Global Changes, w którym można predefiniować nastawy. PitStop Pro 09 jest w pełni kompatybilny z certyfikowanym PDF 2, który pozwala na sprawdzenie dokumentu i zapis wyników w postaci metadanych XMP, co następnie pozwala na sprawdzanie, kto edytował i sprawdzał dokument.

Z kolei PitStop Server 09 jako aplikacja do kontroli i autokorekty do workflowów PDF, oparta również na nowym szybszym silniku. Włączono do niego również wykonywanie procesów w tle dla Maców i poprawiono możliwość integracji w standardzie XML z większymi workflowami.

PitStop Pro 09 oraz PitStop Server 09 trafią do sprzedaży we wrześniu 2009 r. Dla użytkowników starszych wersji dostępne będą upgrade’y.

Update 6 do Switch 08

Jest on skutkiem współpracy z firmą ColorLogic i zapewnia wsparcie dla ZePrA, narzędzia stanowiącego pomost między procesem ręcznej konwersji barwnej w plikach PDF i pikselowych, przez hotfoldery, z zastosowaniem technologii ICC DeviceLink oraz zwykłych profili ICC. ZePrA można teraz implementować także w złożonych systemach workflow.

Update 6 odnosi się również do aktualnych konfiguracji programów: Alwan CMYK Optimizer, Callas PDFaPilot 2.0, Callas pdfToolbox 4.2, Elpical Claro 5.0.5 i EFI XF

Foto: Enfocus

Dzięki update’owi Switch stanowi solidniejszy pomost między procesem ręcznej konwersji barwnej w plikach PDF i pikselowych.

Data publikacji: 10/2009