Oprogramowanie do zarządzania drukarnią

 

Biznes w ryzach

Drukarnie, decydując się na zakup oprogramowania do zarządzania, mają na celu zorganizowanie, optymalizację oraz usprawnienie procesu produkcyjnego. Firmy inwestujące w systemy MIS chcą osiągnąć lepszą kontrolę nad firmą, szybszą produkcję niższym kosztem, rozwój technologiczny i standaryzację produkcji. Jednocześnie pragną wyjść naprzeciw przyszłym klientom.

 

Tekst: Łukasz Szymański

 

© Fotolia Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania drukarnią to podstawa – pomaga spiąć cały cykl produkcyjny w całość i sprawować nad nim kontrolę.

Cechy systemu zarządzania można omówić w oparciu o podział na trzy główne kategorie, odpowiadające poszczególnym sektorom przedsiębiorstwa: działowi obsługi klienta, działowi przygotowania druku i działowi produkcji.

Dział obsługi klienta

Z tego punktu widzenia najważniejszy jest pisany na potrzeby handlowe moduł składania zleceń, kalkulacji, ofertowania i symulacji. Moduł ten musi być ponadto mobilny i zintegrowany zarówno z pocztą, jak i z portalem WWW, gdzie klient na bieżąco śledzi swoje zamówienia. Bardzo ważną cechą tych modułów jest dostępność zarówno w firmie, jak i poza nią (przeglądarka WWW, aplikacje mobilne). Handlowiec jest osobą mobilną i musi mieć możliwość prowadzenia swoich zamówień w każdym miejscu. Ponadto portal klienta musi mieć możliwość wglądu w stopień zaawansowania, softproof wraz z historią zmian, listy projektów, listę faktur itp.

Dział przygotowania druku

Główną cechą modułu zarządzania jest pełna integracja z aplikacjami edytorskimi, systemami workflow oraz systemu raportowania o stanie produkcji. System zarządzania musi automatycznie przekazywać informacje o technologii druku. Grafik, będący częścią tego procesu, powinien przy jak najmniejszym zaangażowaniu wykorzystać te dane, zautomatyzować prepress, wykonać zalewki, montaże, proof i pliki akceptacyjne. Automatyzacja powoduje mniejszą ingerencją, szybszą pracę, lepszą organizację oraz bezobsługowe wykonywanie stałych zleceń. Ponadto dział handlowy i produkcja są na bieżąco informowane o statusie danej pracy.

Nowoczesne systemy do zarządzania powinny być w pełni zintegrowane z maszynami drukarskimi, magazynami, działem technologicznym. Nowoczesne maszyny są praktycznie w pełni skomputeryzowane. Dzisiejsze maszyny flekso czy offsetowe potrafią dokonać pełnej analizy podczas druku, automatycznie pasować kolor i register, mierzyć na bieżąco czas pracy, czas przestoju oraz raportować dokładne zużycia materiału. Są to bardzo cenne dane do analizy i przyszłego planowania kolejnych produkcji. Zaawansowane systemy MIS potrafią w pełni dwustronnie komunikować się z maszynami drukarskimi, przez co praca, wchodząc do druku, posiada pełne predefiniowane dane, zaś z magazynu pobrane są dokładnie takie ilości materiału, jakich wymaga produkcja.

Zanim klient zakupi system MIS, potrzebna jest rzetelna analiza wszelkich aspektów celem jak najlepszego zaprojektowania systemu. Ponadto system musi być na tyle dynamiczny, by na bieżąco móc modelować i usprawniać produkcję. Ograniczenia funkcjonalności systemu mogą kosztować drukarnię bardzo dużo, dlatego tak istotna jest analiza potrzeb i wymagań klienta przed zakupem oprogramowania.

 

 

Sam sobie sterem, żeglarzem, okrętem…

Posiadanie spójnej metody przetwarzania zleceń, ofert i danych dotyczących produkcji to konieczny warunek nie tylko prawidłowego działania drukarni, ale i jej dalszego rozwoju. Wprowadzenie odpowiednich procedur i objęcie wszystkich procesów kompleksowym oprogramowaniem do zarządzania to bez wątpienia lepsze i tańsze rozwiązanie niż praca w organizacyjnym chaosie. Zapytaliśmy wiodących dostawców software’u do zarządzania drukarnią o ich ofertę oraz znaczenie tego typu rozwiązań.

IdeaSystems

Opis osoby

Jakie wymierne korzyści płyną z instalacji Państwa oprogramowania w przedsiębiorstwie poligraficznym?

Po pierwsze, efektywne zarządzanie operacyjne. Będąc poza siedzibą firmy, można kontrolować zadania pracowników, sprawdzać stan zamówień, być na stałe włączonym w system informatyczny firmy. Sprawniejsze zarządzanie strategiczne restoPrint wspomaga szybkie i skuteczne podejmowanie decyzji biznesowych. Możliwość generowania wielowymiarowych raportów o zróżnicowanych parametrach i przeprowadzania symulacji biznesowych dostarcza kadrze zarządzającej niezbędnych informacji. Po drugie, oszczędność czasu. Szybki i łatwy dostęp do informacji umożliwia wzrost wydajności pracy, przyczyniając się do zwiększenia efektywności czasu pracy. Po trzecie, obniżenie kosztów własnych. Przyśpieszenie realizacji zamówień zwiększa rentowność firmy, natomiast wbudowane mechanizmy kontroli powodują zmniejszenie ilości odrzutów, co przyczynia się do redukcji niepotrzebnych kosztów. Po czwarte, znaczne zwiększenie zadowolenia klientów i polepszenie wizerunku firmy. Poprzez możliwość nadzoru toku realizacji zlecenia oraz swobodny dostęp do informacji o kontaktach z klientem. PrestoPrint umożliwia szybkie udzielanie kontrahentom rzetelnych informacji. Panel Web-to-Print daje klientom możliwość zdalnego składania zamówień i śledzenia toku realizacji on-line. Dzięki technologii tworzy to nowy standard komunikacji z klientem.

 

Do jakich drukarń skierowana jest Państwa oferta?

Szeroki wachlarz produktów oferowanych przez IdeaSystems obejmuje przede wszystkim systemy dla wielkoformatowych drukarni cyfrowych i agencji reklamowych posiadających własny park maszynowy do druku. Nasze systemy obsługują każdą możliwą konfigurację usług spotykaną w branży reklamowo-promocyjnej, m.in. systemy dla drukarni świadczącej również usługi agencyjne, systemy dla domów mediowych oraz agencji reklamowych full service dysponujących własnym działem druku i własnymi nośnikami reklamy zewnętrznej. Obsługujemy również nośniki reklamy zewnętrznej digital signage, takie jak zewnętrzne ekrany LED, ekrany LCD w galeriach handlowych czy nośniki reklamy DS w taksówkach.

Czy Państwa oprogramowanie jest na tyle uniwersalne, iż można je łatwo dostosować do konkretnej drukarni?

Jednym z głównych wyróżników PrestoPrint na tle konkurencji jest doprowadzona do perfekcji elastyczność i skalowalność systemu. System jest wdrażany zarówno w niewielkich drukarniach, gdzie wspomaga proste zarządzanie zamówieniami, jak i u liderów branżowych, pracujących w oparciu o zaawansowany plan produkcji, pełną obsługę logistyki, zintegrowane interfejsy do automatycznego pomiaru materiału oraz zintegrowane z systemem oprogramowanie do zarządzania magazynem. Istotnym aspektem każdego kolejnego wdrożenia są również implementowane na życzenie klienta dedykowane funkcjonalności związane ze specyfiką działalności firmy lub indywidualnymi oczekiwaniami inwestora.

Czy uważają Państwo, iż drukarnie częściej korzystają z gotowych rozwiązań, czy może same opracowują programy do zarządzania drukarnią?

Obserwujemy od 2009 roku stały trend wskazujący na odchodzenie firm od koncepcji samodzielnego opracowywania rozwiązań informatycznych. Wynika to zapewne z bolesnych doświadczeń wielu drukarni, które podjęły się tego karkołomnego zadania. Od tego czasu sukcesywnie nasila się ilość zapytań od firm posiadających mniej lub bardziej rozwinięte systemy o możliwość dokończenia ich autorskiego projektu. Niestety, z punktu widzenia opłacalności przedsięwzięcia tańszym i bardziej efektywnym rozwiązaniem w takiej sytuacji okazuje się zastąpienie niedokończonego projektu sprawdzonym rozwiązaniem, takim jak np. system PrestoPrint PrestoConcept lub PrestoOutdoor.

Proszę o wskazanie Państwa sztandarowego, najczęściej wdrażanego oprogramowania.

Naszym flagowym produktem jest system PrestoPrint przeznaczony do obsługi drukarni wielkoformatowych. Ostatnie projekty wdrożeniowe tego systemu to drukarnie TOPCAN i Masterprint XL.

Opis osoby

Jakie wymierne korzyści płyną z instalacji Państwa oprogramowania w przedsiębiorstwie poligraficznym?

Posiadamy dwie grupy klientów obsługujących tylko moduł kalkulacyjny (także CRM) oraz pełny system. Pierwsza grupa znacznie poprawia ofertowanie, klient praktycznie otrzymuje kalkulację od ręki i powoli staje się to standardem. Kosztorysanci są w stanie wykonać do 200 kalkulacji dziennie, co w przypadku wzrostu ilości zapytań oznacza dla właścicieli brak konieczności zatrudniania dodatkowych osób. Poza tym znacznie spadają koszty wykonania samych kalkulacji, handlowcy mają więcej czasu na obsługę klienta i pozyskiwanie zleceń. Druga grupa otrzymuje narzędzia do analiz poprodukcyjnych z pełnym rozliczeniem zleceń. W praktyce pozwala to na redukcję kosztów i spokojniejsze planowanie przyszłości. Na podstawie tych analiz nasi klienci zmieniają profil swojej działalności, optymalizują swój park maszynowy i lepiej dobierają pracowników.

Do jakich drukarń skierowana jest Państwa oferta?

Nasz system jest skierowany przede wszystkim do drukarń akcydensowych i dziełowych, ale wśród naszych klientów mamy także producentów opakowań z tektury litej oraz etykiet.

Czy Państwa oprogramowanie jest na tyle uniwersalne, iż można je łatwo dostosować do konkretnej drukarni?

To bardzo ważna cecha naszego systemu. Użytkownik otrzymuje narzędzie, które umożliwia mu samodzielne panowanie nad konfiguracją swojej drukarni zarówno od strony technologicznej, jak i kosztowej. Do konfiguracji w ogóle nie mają dostępu nasi programiści. System jest tak zaprojektowany, aby dostępny (bardzo bogaty) panel ustawień wystarczył do zamodelowania pracy każdej drukarni. Już 20 instalacji naszego systemu w Polsce oraz ponad 1000 na całym świecie jest dowodem na to, że to możliwe.

Czy uważają Państwo, iż drukarnie częściej korzystają z gotowych rozwiązań, czy może same opracowują programy do zarządzania drukarnią?

Zdecydowanie odradzamy pisanie oprogramowania samodzielnie lub zlecanie tego firmie zewnętrznej. W ten sposób drukarnia prędzej czy później napotka na poważne problemy, które wynikają głównie z faktu, iż drukarnia jest praktycznie w 100 proc. zależna od dostawcy. Znam kilka przypadków, gdy dostawca zrezygnował z dalszego rozwoju systemu, który jest przecież niezbędny, albo za każdą dodatkową zmianę żądał bardzo wysokich kwot. Poza tym ryzyko i koszty tworzenia systemu od podstaw są bardzo duże, istnieje bardzo duża ilość nieudanych wdrożeń właśni systemów pisanych na zamówienie. Koszt wytworzenia systemu o funkcjonalności podobnej do Graphisofta można spokojnie liczyć w milionach euro, a na to naprawdę nikogo nie stać.

Proszę o wskazanie Państwa sztandarowego, najczęściej wdrażanego oprogramowania.

Wdrażamy przede wszystkim system Graphisoft MIS. Oto kilku naszych klientów, którzy najdłużej korzystają z systemu: Drukarnia Ragus, Drukarnia GS, Mellow, Drukarnia Mirex i Drukarnia Wydawnictwa Jedność.

Opis osoby

Jakie wymierne korzyści płyną z instalacji Państwa oprogramowania w przedsiębiorstwie poligraficznym?

 

Przede wszystkim uporządkowanie głównych procesów biznesowych, eliminowanie kosztownych błędów, wykrywanie wąskich gardeł produkcji i znaczne poprawienie szybkości działania (kalkulacje, planowanie produkcji, monitorowanie i raporty produkcyjne). Wszystkie wymienione korzyści przekładają się na czas pracy. Czas kosztuje właściciela drukarni i za czas płacą klienci. Realizowanie zadań w krótszym czasie daje możliwość obniżania cen lub powiększania zysku.

Do jakich drukarń skierowana jest Państwa oferta?

 

Jeśli chodzi o wielkość drukarni, to właściwie do wszystkich. System jest dobrze skalowalny, najczęściej jednak jego funkcjonalności pokrywają się z zapotrzebowaniem średnich drukarń. Jeśli chodzi o typ produkcji, to nie ma ograniczeń. Ofertę standardową mamy dostosowaną do arkuszowych drukarni offsetowych, natomiast uwzględnienie specyfiki produkcji np. rolowej, fleksografii itp. nie stanowi dla nas problemu w procesie wdrożenia.

Czy Państwa oprogramowanie jest na tyle uniwersalne, iż można je łatwo dostosować do konkretnej drukarni?

 

Tak, oprogramowanie jest zbudowane w oparciu o nowoczesny silnik do budowania systemów. Silnik autorstwa neosystem.pl pozwala na bardzo szybkie budowanie systemów przetwarzających dane, nie tylko poligraficznych. System DRUID.2010 jest jedną z implementacji opartych o ten silnik. Zmiana procesów biznesowych, implementacja innych lub całkowicie nowych ścieżek postępowania, obsługa nowych rodzajów danych (czyli nowych potrzeb) to zadania, które można realizować błyskawicznie w systemie DRUID.2010.

Czy uważają Państwo, iż drukarnie częściej korzystają z gotowych rozwiązań, czy może same opracowują programy do zarządzania drukarnią?

 

Drukarnie z reguły nie chcą finansować rozwiązań, które są opracowywane od początku do końca dla konkretnej firmy. Koszt takiego rozwiązania z reguły kilkakrotnie przekracza koszty wdrożenia rozwiązania gotowego, nawet z uwzględnieniem daleko idących zmian dostosowawczych. Czasami, niewielkimi nakładami, budowane są fragmenty systemu, służące do obsługi najbardziej problematycznych kwestii w drukarniach. Te fragmenty z czasem mogą połączyć się w sprawnie działający system, jednak droga taka jest długa i trudna. Znacznie taniej, szybciej i lepiej jest kupić gotowy system.

Proszę o wskazanie Państwa sztandarowego, najczęściej wdrażanego oprogramowania.

 

DRUID.2010 – System Zarządzania Drukarnią. Umożliwia kalkulacje, oferty, planowanie produkcji, dokumentacja produkcyjna, monitorowanie produkcji i raportowanie.

 

 

Opis osoby

Jakie wymierne korzyści płyną z instalacji Państwa oprogramowania w przedsiębiorstwie poligraficznym?

Podstawową korzyścią jest integracja zarządzania procesami graficznymi, a pośrednio także produkcyjnymi w drukarni. Oprogramowanie EskoArtwork integruje aplikacje graficzne Adobe oraz EskoArtwork w jedną całość. Workflow Automation Engine odwzorowuje faktyczny przepływ informacji, organizuje pliki w drukarni, systematyzuje formę przesyłanych danych, weryfikuje pliki wejściowe i wyjściowe. Ponadto system dynamicznego raportowania, obejmujący dane z etapów produkcji, porządkuje informacje, które potem są dostępne dla całego procesu produkcji. System Automation Engine integruje cały proces i komunikację z klientem w jednolitym i spójnym środowisku. Dzięki oprogramowaniu istnieje możliwość integracji z dowolnym systemem MIS bazującym na standardach JDF i XML.

Do jakich drukarń skierowana jest Państwa oferta?

Oprogramowanie Automation Engine i WebCenter, począwszy od wersji podstawowych, aż po bardzo rozbudowane, dedykowane jest zarówno drukarniom opakowaniowym, wydawniczym, jak i drukarniom cyfrowym.

Czy Państwa oprogramowanie jest na tyle uniwersalne, iż można je łatwo dostosować do konkretnej drukarni?

 

Jak najbardziej. Poprzez modułowość oraz bazodanowe podejście do organizacji przepływu informacji, schemat workflow i struktury danych przechowywanych są budowane na potrzeby klienta. Poprzez bardzo rozbudowany interfejs graficzny jesteśmy w stanie zasymulować dowolny scenariusz produkcyjny.

Czy uważają Państwo, iż drukarnie częściej korzystają z gotowych rozwiązań, czy może same opracowują programy do zarządzania drukarnią?

 

Spotykamy się z obydwoma rozwiązaniami. Systemy projektowane przez drukarnie z reguły są mniej rozbudowane i zazwyczaj nierozwijane, ale na potrzeby konkretnej firmy są wystarczające. Z naszych doświadczeń wynika, że duże firmy wybierają systemy zewnętrzne, jak Automation Engine, bo ich zaletą jest wielofunkcyjność, duże możliwości integracji i stałe rozwijanie przez producentów, a co za tym idzie – automatyzacja produkcji bez straty czasu i bez błędów.

Proszę o wskazanie Państwa sztandarowego, najczęściej wdrażanego oprogramowania.

Sztandarowym produktem jest Automation Engine. Wdrożyliśmy go z bardzo dużym powodzeniem w firmie Canpac, gdzie całość produkcji przechodzi przez ten system.

Profis Business Software

Opis osoby

Jakie wymierne korzyści płyną z instalacji Państwa oprogramowania w przedsiębiorstwie poligraficznym?

Do korzyści wynikających ze stosowania programu PROFIS Poligrafia należą: (1) Skrócenie czasu obsługi: kalkulacji, przygotowania kart technologicznych i planowania. (2) Zmniejszenie liczby reklamacji kwotowych i jakościowych dzięki dokładniejszemu opisowi zlecenia. (3) Zwiększenie wydajności dzięki bardziej optymalnemu planowaniu. (4) Poprawienie płynności dzięki lepszemu ściąganiu należności. (5) Zwiększenie dostępności oferty poprzez udostępnienie kalkulacji w Internecie.

Do jakich drukarń skierowana jest Państwa oferta?

 

System PROFIS Poligrafia obsługuje zarówno drukarnie offsetowe, jak i cyfrowe, a także wielkoformatowe. Pozwala kalkulować zlecenia wykonywane na maszynach arkuszowych i rolowych. Dzięki temu, że oferujemy system zintegrowany, obsługujący nie tylko procesy poligraficzne, ale i fakturowanie, magazyn, księgowość oraz kadry i płace, trafiamy z naszą ofertą nie tylko do mniejszych drukarni, ale i takich, które zatrudniają ponad 100 osób.

Czy Państwa oprogramowanie jest na tyle uniwersalne, iż można je łatwo dostosować do konkretnej drukarni?

 

System PROFIS Poligrafia został wdrożony w kilkudziesięciu drukarniach różnego typu. Dostosowanie systemu do każdej z nich spowodowało ogromny rozwój jego konfigurowalności. Użytkownik może tworzyć szablony zleceń, zadań, ustawiać parametry maszyn, ceny dla zmieniających się nakładów, czasu pracy i wydajności w zależności od nakładu. Dzięki temu znakomitą większość potrzeb drukarni jesteśmy w stanie obsłużyć od ręki, a to, czego brakuje uzupełniamy w trakcie wdrożenia.

Czy uważają Państwo, iż drukarnie częściej korzystają z gotowych rozwiązań, czy może same opracowują programy do zarządzania drukarnią?

 

Spotykamy się z rozwiązaniami własnymi drukarni, które powstały w okresie mniejszej dostępności gotowych rozwiązań. Jednak często nie są one rozwijane z braku czasu bądź środków, bądź też odejścia z firmy informatyka, który oprogramowanie stworzył. Wówczas następuje przejście na system zewnętrzny, którego koszty rozwoju pokrywa wiele podmiotów.

Proszę o wskazanie Państwa sztandarowego, najczęściej wdrażanego oprogramowania.

Niewątpliwie najczęściej wdrażamy moduł kalkulacji zintegrowany z fakturowaniem i rozliczeniami finansowymi. Takie rozwiązanie pozwala zinformatyzować Dział Obsługi Klienta, wprowadzić standard kart technologicznych na produkcję oraz usprawnić fakturowanie i rejestrację płatności. Ostanie wdrożenie zrealizowaliśmy w jednej z bardziej znanych drukarń w Poznaniu – Drukarni Classic. Wdrożono moduły kalkulacji, zarządzania produkcją, obsługi magazynu i fakturowania, a także, przy współpracy lokalnego partnera, CRM, księgowość i kadry.

Opis osoby

Jakie wymierne korzyści płyną z instalacji Państwa oprogramowania w przedsiębiorstwie poligraficznym?

Pozornie oprogramowanie do zarządzania drukarnią jest inwestycją poprawiającą tylko organizację pracy wewnątrz firmy. Zaobserwowaliśmy jednak, iż już na etapie wykonywania kalkulacji nakład czasu oraz ilość osób zaangażowanych w tę pracę zmalały kilkukrotnie. Dodatkowo, dzięki możliwości otrzymania informacji o faktycznych kosztach wykonanej produkcji (poprzez zainstalowanie czujników na maszynie) możemy wychwycić wąskie gardła w naszym ciągu technologicznym. Szereg narzędzi klasy Bussiness Intelligence czyni system Sistrade Print doskonałym rozwiązaniem wspomagającym proces podejmowania trafnych decyzji w drukarni.

Do jakich drukarń skierowana jest Państwa oferta?

Oferta firmy Sistrade skierowana jest do drukarń offsetowych, etykietowych, opakowaniowych, cyfrowych i fleksograficznych. W każdym tym segmencie posiadamy instalacje na całym świecie.

Czy Państwa oprogramowanie jest na tyle uniwersalne, iż można je łatwo dostosować do konkretnej drukarni?

System Sistrade Print od momentu wypuszczenia pierwszej wersji (ponad 10 lat temu) przeznaczony był wyłącznie dla przemysłu poligraficznego. W tym okresie dokonaliśmy instalacji praktycznie w każdym zakątku świata, począwszy od Europy (Hiszpania, Portugalia, Słowacja, Litwa…), poprzez Amerykę Południową (Brazylia, Chile, Ekwador), skończywszy na Azji (Tajlandia). Potwierdza to, iż oprogramowanie można dostosować nie tylko pod dany segment rynku poligraficznego, ale również pod zróżnicowaną kulturę pracy u każdego wymagającego klienta.

Czy uważają Państwo, iż drukarnie częściej korzystają z gotowych rozwiązań, czy może same opracowują programy do zarządzania drukarnią?

Na polskim rynku można zaobserwować zarówno drukarnie korzystające z samodzielnie opracowanych rozwiązań informatycznych, jak i grono klientów korzystających z gotowych rozwiązań. W ostatnim czasie zwiększyła się ilość drukarń poszukujących systemów klasy MIS/ERP zaprojektowanych wyłącznie dla poligrafii, ze względu na ich szerokie możliwości.

Proszę o wskazanie Państwa sztandarowego, najczęściej wdrażanego oprogramowania.

Łącznie na całym świecie firma Sistrade posiada ponad sto wdrożeń. Modułem najczęściej wybieranym przez klientów jest moduł kalkulacji, zarządzania produkcją oraz magazynowy.